先日、kuniの会社で実際にあった質問です。「体制整備って言われても、いったいどこから始めればいいんですか？」、「ある程度出来てると思うんですが、次に何をすれば良いんですか？」。体制整備とはよく言われるものの、確かに難しいですかね。
体制整備とは何か
まずは、定義といいますか、基本の形を作ってしまった方が入りやすいかもしれません。ガバナンスもコンプライアンスも基本の形は一緒だと思っています。どんな会社でも、組織として、業務を執行していく際に遵守しなければならない法令や規則があるはずです。スタートはここからになります。
法令・規則があれば、その次に法令化はされていないけども、業界慣習や行政が要求するガイドライン等もあるはずです。これらについても考慮した社内ルールを設けることになります。自社のガバナンスやコンプライアンスの体制整備というとき、そのスタートは社内ルールの作成、つまり社内規程の整備と考えましょう。社内規程の整備を起点にPDCAを考えていくと、体制整備の全体像がイメージしやすいと思います。
体制整備のPDCA
- 社内規程を作成・整備する
- 実際の業務が社内規定に沿って運営されるようにする
- 社内規程から外れた業務運営を発見し、是正措置を講じる
- このような社内規程に沿った業務運営のプロセスの中で、実際の業務に社内規程が合わなくなっていた場合、社内規程等を追記・修正する
基本的な体制整備のPDCAはこんなふうでしょうか。既に運営されている会社の場合は、現在抱えている課題が、1から4のどの場面にあるのかを考えることになります。それぞれの番号の後ろには、その場面でやるべきことを書いていますので、今とるべきアクションが分かると思います。
今回の当社の場合
今回当社で問題視したのは、従業員からの通報（抽象的ですがこの程度の表現にとどめます）が行政機関の苦情窓口に入ってしまい、そこから「こんな話が入ってますよ、適切に対応してください」と知らされたという事例です。「なぜ社内で発見できなかったのか」、、、先ほどの1～4に照らしてみると、3に該当することが分かります。
現場で問題ある事態が発生しているなら、その実態を速やかに把握し、速やかに上席に伝え、経営がこれに対して適切な措置をとらなければなりません。このレポートラインが目詰まりしていたわけです。これを是正するための施策を考えることが、今回の体制整備です。
また、大きな組織ではこのようなレポートラインの目詰まりを完全になくすことは不可能です。そのため、目詰まりした場合に備えて、内部通報制度をしっかり機能させることも重要になります。
レポートラインの機能強化と内部通報制度の実効性確保。これが今回当社に求められる体制整備、ということになります。